Os 4 sinais de que está a perder dinheiro nos seus projetos

Há uma frase que ouço demasiadas vezes, sempre tarde: "o projeto parecia que ia dar bom dinheiro, mas no fim não sobrou nada."

O mais revelador é onde a ouço. Não é só em pequenas empresas com meios limitados — é em organizações que faturam dezenas de milhões por ano, com ERP instalado e equipas financeiras competentes. O dinheiro perde-se na mesma. Porque a maioria das ferramentas e dos processos foi pensada para gerir tarefas e prazos, não para gerir o dinheiro do projeto em tempo real. E são coisas diferentes.

A boa notícia: a derrapagem quase nunca é silenciosa. Dá sinais. O problema é que esses sinais costumam aparecer no sítio errado (uma folha de Excel que ninguém abre) ou no momento errado (o relatório do mês seguinte). Aqui estão os quatro mais comuns.

Sinal 1 — Só sabe se o projeto foi rentável depois de ele acabar

Se a pergunta "este projeto está a dar lucro?" só tem resposta no fecho de contas, está a conduzir a olhar pelo retrovisor. Quando o número final chega, já não há nada a fazer: as horas foram gastas, os fornecedores foram pagos, as decisões foram tomadas.

O controlo financeiro de um projeto tem de ser um filme, não uma fotografia no fim. Precisa de saber, a meio do percurso, se o gasto real está alinhado com o orçamentado — a tempo de corrigir o rumo. Sem isso, o "controlo" é só uma autópsia.

Sinal 2 — As horas da equipa são um palpite

A mão de obra é, na maioria dos projetos, o maior custo — e o mais difícil de medir. Se a sua equipa aponta as horas num caderno, num Excel preenchido à pressa no fim do mês, ou simplesmente não as aponta, então o custo real de cada tarefa é uma estimativa. E estimativas acumulam erros.

Sem o tempo real gasto em cada atividade, é impossível saber que tarefas consomem mais do que valem. O resultado típico: descobre-se, projeto após projeto, que há sempre "aquele tipo de trabalho" que dá prejuízo — mas nunca a tempo de o orçamentar melhor da próxima vez.

Sinal 3 — O cashflow do projeto é uma surpresa

Rentabilidade e tesouraria não são a mesma coisa, e confundi-las afunda empresas saudáveis. Um projeto pode ser lucrativo no total e, ainda assim, deixá-lo sem dinheiro a meio — porque as despesas vêm primeiro e os recebimentos só chegam mais tarde.

Se nunca projetou o cashflow de um projeto antes de ele arrancar, está a descobrir os apertos de tesouraria quando eles acontecem — não quando ainda dava para os prevenir. A pergunta certa, no planeamento, é: "em que momentos é que o saldo deste projeto fica negativo, e quanto preciso de ter de reserva ou de financiamento para o atravessar?" Quem não a faz, paga-a depois em juros de descoberto ou em pagamentos atrasados.

Sinal 4 — Descobre os atrasos e os desvios por acaso

Se fica a saber que uma tarefa derrapou porque alguém comentou numa reunião, ou porque a fatura veio mais alta do que esperava, o seu sistema de alerta é a sorte. E a sorte não é um método de gestão.

Num projeto bem controlado, as atividades em atraso e as tarefas com custo acima do previsto saltam à vista sozinhas, em tempo real. O gestor não tem de andar à procura do problema — o problema é que o procura a ele. A diferença entre reagir a tempo e reagir tarde demais está, quase sempre, em quanto tempo o desvio ficou escondido.

O denominador comum

Repare no que estes quatro sinais têm em comum: nenhum é sobre gerir tarefas. São todos sobre gerir dinheiro — custos, horas, cashflow, desvios. É por isso que tantas empresas, mesmo bem equipadas, continuam a perder margem nos projetos: têm boas ferramentas para o trabalho, mas não para a parte financeira do trabalho.

Gerir as tarefas diz-lhe se o projeto está a andar. Gerir o dinheiro diz-lhe se vale a pena que ande. As duas coisas precisam de andar juntas — e raramente andam.

O que fazer

Não precisa de uma revolução. Precisa de trazer a dimensão financeira para o mesmo sítio onde já gere o projeto: orçamento e gasto real lado a lado, por tarefa; o tempo da equipa registado de forma simples e ligado ao custo; o cashflow projetado antes de arrancar; e os desvios assinalados quando acontecem, não no mês seguinte.

Foi exatamente para isto que construímos o Project Control — uma plataforma que junta a gestão de projetos que já conhece (Gantt, Kanban, equipas) com a camada financeira que costuma faltar: cashflow do projeto, custo por tarefa em tempo real, reporte de horas pelo telemóvel e alertas automáticos de derrapagem. Está atualmente em utilização real com os primeiros clientes, num programa de early adopters aberto a empresas que queiram deixar de descobrir os problemas no fecho de contas — de pequenas equipas a operações de muitos milhões.

Mas mesmo que nunca use o Project Control, fica o essencial: se reconheceu a sua empresa em algum destes quatro sinais, o dinheiro que anda a perder nos projetos não é uma fatalidade. É falta de o ver a tempo.