Construí um EPM para PME porque o Excel já não chegava

O número que vinha do Excel

Há uma cena que vi repetir-se em empresa após empresa. A gestão quer saber uma coisa simples — "como estão as margens?", "o que vai acontecer à tesouraria nos próximos meses?" — e a resposta não vem do sistema. Vem de um Excel. Um Excel que alguém constrói, atualiza à pressa antes da reunião, e em que ninguém confia totalmente.

Não é por falta de tecnologia. Estas empresas têm ERP, têm contabilidade organizada, têm dados. O que não têm é a camada que transforma esses dados em decisão. O ERP regista o passado com rigor; mas quando se pergunta o que vem a seguir, o sistema cala-se — e entra o Excel, a intuição e a experiência.

A ferramenta existe. O preço é que não.

A categoria de software que resolve exatamente isto tem nome: EPM — Enterprise Performance Management. Gestão de desempenho. Orçamento, previsões, cenários, cashflow projetado, tudo ligado e vivo. O problema? Foi desenhada a pensar em grandes organizações: implementações longas, consultores caros, licenças que só fazem sentido a partir de certa dimensão.

Para uma PME com vinte, cinquenta, cem pessoas, isto é proibitivo — em dinheiro, em tempo e em complexidade. E então o que acontece? Volta tudo ao Excel. Não porque o Excel seja bom para isto, mas porque é o que sobra quando as alternativas estão fora de alcance.

Ficou-me a pergunta a martelar: porque é que uma empresa de cinquenta pessoas não pode ter visão de gestão a sério, só porque não é uma multinacional?

O que decidi fazer diferente

Decidi construir um EPM para a realidade das PME portuguesas. Não uma versão reduzida das ferramentas grandes — uma ferramenta pensada de raiz para quem não tem departamento de controlo de gestão nem orçamento para consultoria pesada. Três princípios guiaram tudo:

• Ligar ao que já existe. Ninguém quer trocar de ERP nem abandonar o Excel. O AI-EPM liga-se ao ERP e às folhas que a empresa já usa, e constrói a camada de gestão por cima. Os dados ficam onde estão.
• Falar a língua do gestor, não a do contabilista. O ponto de partida do orçamento é a Demonstração de Resultados — as rubricas que um gestor reconhece (vendas, fornecimentos, pessoal, resultado) — e não o plano de contas. É, aliás, a mesma lógica que o IAPMEI usa no seu modelo de plano de negócios, onde a Demonstração de Resultados é a base sobre a qual tudo o resto se calcula.
• Começar pequeno e ver valor depressa. Sem projeto de meses. Uma edição Starter, com subscrição mensal acessível, que arranca em dias e cresce com a empresa.

Do retrovisor para o para-brisas

A diferença que isto faz não é cosmética. É deixar de gerir só com o retrovisor — os relatórios do que já aconteceu, fechados semanas depois — e passar a olhar para o para-brisas: o que vem aí, e o que posso fazer hoje a esse respeito.

É conseguir responder, em janeiro, como vai estar o cashflow em julho — porque o cashflow projetado deixa de ser um saldo bancário e passa a ser uma rubrica calculada, mês a mês, a partir do orçamento. É ter uma única fonte de verdade, em vez de três números diferentes vindos de três áreas.

E há aqui uma coerência com tudo o que defendo na VCGL: a tecnologia não vale pela moda, vale pelo que permite decidir. Um EPM não é "mais um software" — é a diferença entre uma empresa que reage e uma empresa que antecipa.

Porque é que vos conto isto

Conto porque o AI-EPM não nasceu numa reunião de produto a desenhar mercados. Nasceu de anos a ver, no terreno, empresas competentes a decidir às cegas por falta de uma ferramenta que estava reservada a quem podia pagar muito por ela. É um produto feito em Portugal, para a realidade que conheço — e é por isso que acredito nele.

Se reconhece a sua empresa nesta história — o Excel que não chega, o número em que ninguém confia, a tesouraria que só se percebe quando aperta — talvez valha a pena conhecer o que construímos.